УПД на Ozon: что это такое, зачем нужен документ и как его сформировать

УПД — это бухгалтерская форма, которая используется при взаимодействии продавца и маркетплейса. Расскажем, какие УПД нужны на Ozon, как их правильно оформлять, как избежать ошибок и штрафов.

Что такое УПД и зачем он нужен

УПД (универсальный передаточный документ) — обязательный документ, который подтверждает передачу товаров или оказание услуг. Он объединяет функции товарной накладной и счета-фактуры: фиксирует факт отгрузки или оказания услуг, стоимость, количество товаров. Документ необходим для корректного учета товаров и услуг, налоговой отчетности и взаиморасчетов между продавцом и Ozon.

УПД на Ozon оформляется в электронном виде через личный кабинет продавца или систему ЭДО. Он должен содержать точные данные: артикулы, количество, цену, коды, реквизиты сторон.

Продавец Ozon должен оформлять универсальные передаточные документы в следующих случаях:

• если он продает товары с маркировкой «Честный знак». Список товаров, для которых маркировка обязательна, постоянно расширяется, актуальные данные ищите на официальном сайте национальной системы «Честный знак»;
• при поставке товаров на склады;
• при продаже продуктов, подконтрольных системе «Меркурий»;
• при продаже ювелирных изделий;
• если товар продан в зарубежных филиалах Ozon — в Беларуси, Казахстане, Кыргызстане, Армении, Узбекистане, Азербайджане или Грузии. В этом случае Ozon выкупает у селлера товары, а потом перепродает их покупателю;
• если он продает товар юридическим лицам.

На Озон используются два типа универсального передаточного документа — УПД-1 и УПД-2.

Разница между ними в том, что УПД-2 не содержит информации о НДС. Он используется в случаях, когда сделка осуществляется без НДС, например, при работе по упрощенной системе налогообложения (УСН) или общей системе налогообложения (ОСНО) без подключения опции «Документооборот с юрлицами» на Ozon.

Как сформировать УПД на Ozon

Универсальный передаточный документ формируется разными способами в зависимости от покупателя (физлицо, юрлицо, сам Ozon) и типа товара.

УПД по сделкам с юридическими лицами

Когда Ozon выкупает товар у продавца, а также при сделках с юридическими лицами нужно оформить УПД о выкупе. В ЛК на странице «Финансы» перейдите к разделу «УПД по сделкам с юр. лицами» и выберите вкладку «Юридические лица» (если у вас выкупает товары юридическое лицо) или «Интернет Решения» (если товары выкупает Ozon). Кликните на нужный документ.

Заполните поля и нажмите «Скачать УПД».

Загрузите документ в систему ЭДО. Подпишите документ электронной подписью и отправьте на реквизиты ООО «Интернет решения».

Озон напрямую работает с двумя операторами электронного документооборота – «Контур.Диадок» и «СФЕРА.Курьер». Маркетплейс рекомендует сотрудничать именно с этими системами, чтобы было меньше ошибок. Если вы пользуетесь системой «Контур Диадок», при отправке в поле «Подразделения» нужно выбрать «ОСЛ» или «Головное подразделение».

Чтобы использовать другого оператора, нужно настроить роуминг — обмен электронными документами между разными операторами ЭДО.

ЭДО подключается не к ЛК, а к ИНН компании. Поэтому если продавец уже работает с ЭДО, заново подключаться не нужно.

Если документ загружен правильно, маркетплейс подпишет его автоматически, и он появится в личном кабинете.

Если система обнаружит ошибки, сначала отправьте исправленный документ, а потом аннулируйте старый.

УПД-2 перед поставкой на склад

Документы нужно подготовить либо перед поставкой на склад, либо после. УПД до поставки формируется для:

• товаров на дарксторы, негабаритных товаров;
• продуктов, которые подлежат сертификации в системе «Меркурий»;
• ювелирных изделий.

Создайте в ЛК Ozon Seller заявку на поставку. В разделе «Подготовка к поставкам» выберите нужную поставку. Нажмите «Сформировать УПД». Заполните поля.

Отправьте документ по ЭДО. Ozon подпишет его после приемки товара на склад.

УПД-2 для маркированных товаров

УПД-2 для товаров с маркировкой «Честный знак» формируется после отгрузки.

Создайте заявку на поставку в ЛК Ozon Seller. Когда товар приедет на склад, сотрудники отсканируют коды товаров, и они автоматически подтянутся в УПД-2.

После поставки селлер должен скачать документ из личного кабинета. Для этого откройте раздел «Заявки на поставку», найдите во складке «Архив» номер нужной заявки. Кликните «Сформировать УПД». Если в файле остались пустые поля, заполните их.

Загрузите готовый файл на компьютер и отправьте через ЭДО на реквизиты ООО «Интернет решения» с электронной подписью.

Для быстрой передачи УПД на Ozon рекомендуем обратить внимание на программу MarkZnak, она подходит для отправки УПД, генерации КИЗов и печати этикетов, а также для ввода и вывода из оборота кодов маркировки после продажи (актуально для FBS).

Если в документе будут ошибки, они отобразятся в ЭДО и частично — в ЛК продавца.