Отказное письмо для Wildberries и Ozon: полное руководство

Отказное письмо – своеобразный пропуск на маркетплейс для продукции, которая не требует сертификации и декларирования. Расскажем, кому и зачем нужен такой документ, где его можно получить и как он должен быть оформлен.

Что такое отказное письмо и зачем оно нужно?

Отказное письмо — это документ, в котором сообщается, что товар не подлежит обязательной сертификации или декларированию. Он подтверждает, что продукция безопасна и соответствует законодательству, даже если сертификата нет.

Существует два вида отказных писем — для таможни и для торговли, они почти идентичны. Селлерам нужен документ для торговли, о нем мы и расскажем. Закон не обязывает продавцов его получать, но на практике он может пригодиться.

Примеры товаров, на которые нужны сертификационные документы

В России действуют два документа, которые регламентируют сертификацию товаров.

• постановление правительства N 2425;
• технические регламенты ЕЭК.

Если товара в перечнях нет, значит, нужно получать отказное письмо.

Приведем примеры. Сертификаты или декларации нужны, если вы продаете:

• обувь;
• одежду;
• бутылочки для кормления детей;
• детские игрушки;
• ноутбуки;
• телефоны
• зарядные устройства;
• медицинские приборы;
• косметику.

Сертификаты и декларации не нужны, если вы продаете:

• сумки;
• зонтики;
• искусственные растения;
• чехлы для телефонов;
• офисную бумагу;
• новогодние украшения;
• картины, постеры;
• ковры;
• ежедневники;
• товары для рукоделия;
• грунт для комнатных растений;
• аксессуары для макияжа;
• маникюрные инструменты;
• фурнитуру для мебели и дверей;
• пряжу;
• сувениры;
• садовый инвентарь (без электрических компонентов);
• механические часы.

На практике разобраться в регламентах и перечнях непросто: списков много, и они довольно запутанные. Лучше обратиться в центр по сертификации и проконсультироваться.

Подробнее о товарах, не требующих сертификации разобрали в статье.

Нужно ли отказное письмо для Wildberries, Ozon, Яндекс Маркета?

Закон не требует, чтобы продавец оформлял отказные письма.

При регистрации на Wildberries, Ozon, МегаМаркете предъявлять их не нужно. Яндекс Маркет на старте проверяет пакет документов: записи в ЕГРЮЛ или ЕГРИП, лицензии, сертификаты, может запросить и отказные письма.

На практике такой документ нужен на любой площадке: маркетплейс может запросить его по требованию покупателя или Роспотребнадзора, и селлер обязан предоставить сертификат или отказное письмо в течение 3 дней.

Ситуации, когда покупатель требует предъявить документацию на товар, бывают нечасто, но они не исключены. Так могут действовать не только добросовестные покупатели, недовольные качеством продукции, — претензии могут быть средством конкурентной борьбы. Конкуренты могут купить ваш товар, чтобы потом написать плохой отзыв и пожаловаться на качество.

Если письма нет, придется предъявлять другие доказательства покупателям и техподдержке. Иногда достаточно сослаться на официальные постановления, утвержденные правительством РФ. Но маркетплейсы все-таки рекомендуют продавцам оформлять отказные письма, тогда к ним точно не будет вопросов.

Кто выдает отказные письма

Если селлер продает российскую продукцию, выкупленную у производителя или поставщика, отказное письмо должно входить в пакет документов на товар.

Если продавец реализует на маркетплейсе продукцию, которую производит сам или привозит из-за рубежа, он должен до первой продажи оформить отказное письмо в аккредитованном центре по сертификации.

Где и как получить отказное письмо?

Выберите центр сертификации: сравните условия, сроки, цены. Проверьте, входит ли организация в реестр аккредитованных лиц, легально ли она работает.

Зайдите в реестр и найдите организацию через фильтр. Достаточно вбить юридическое название и/или номер записи об аккредитации. У организации должен быть статус действующей.

Обратитесь в центр и закажите услугу. Необязательно искать организацию поблизости: можно отправить копии документов в любой город курьером или по интернету и получить результат по почте.

Какие документы нужны для оформления?

Перечень зависит от товара и условий центра. Обязательно потребуются:

• заявление (форму предоставит центр);
• реквизиты и регистрационные данные вашего юридического лица или ИП;
• точные наименования продукции с указанием материала.

Также у вас могу запросить:

• нормативную документацию, на основании которой произведен товар;
• коды товаров;
• торговую марку, характеристики и другие сведения.

Эксперты аккредитованного центра определяют, что на товар не действуют требования о сертификации, и оформляют результаты в виде письма.

Как правило, весь процесс получения отказного занимает 1-2 дня.

Сколько стоит отказное письмо?

Стоимость оформления зависит от организации. Стандартная цена — от 3000 до 6000 руб.

Как выглядит правильный документ?

Единого формата не существует. Обязательно должно быть указано:

• полное название, юридический адрес, контакты центра сертификации;
• название организации-заказчика;
• номер, дата;
• названия, коды товаров;
• заключение эксперта со ссылками на законы РФ.

Письмо должно быть распечатано на фирменном бланке, подписано экспертом и закреплено печатью.

После того как документ получен, внести в него новые позиции не получится — придется оформлять новый.

Например, предприниматель получил письмо на 15 разновидностей чехлов на телефон для Wildberries. Через два месяца он расширил ассортимент и добавил еще 3 чехла. Несмотря на то, что производитель, категория, тип товара одни и те же, продавцу придется получать еще одно отказное письмо. Туда можно включить 3 новых наименования, либо оформить один документ сразу на все 18 чехлов.

Штрафы и риски без отказного письма

Штрафов за отсутствие информационных писем ни со стороны государства, ни стороны маркетплейсов не предусмотрено.

Но если маркетплейсу поступит жалоба от покупателей или запрос от контролирующих органов, либо он решит проверить ваши документы по другим причинам, вам нужно будет предъявить отказное письмо.

Если вы этого не сделаете, карточка товара может быть временно заблокирована. Если вы не сможете предъявить документы на несколько товаров, есть риск, что будет заблокирован весь аккаунт.

Срок действия и количество товаров в одном письме

Оно оформляется бессрочно. Но если государство внесет изменения в постановления и регламенты, придется оформлять новый документ, даже если ваш товар не попал в новый список. Обычно такие изменения вносятся раз в 1-2 года.

В отказном письме можно указать сразу несколько видов продукции, в том числе из разных категорий, например свечи, блокноты и ёлочные игрушки. Это дешевле и удобнее, чем оформлять отдельный документ на каждый товар. Максимальное количество видов не зафиксировано в законе, но у аккредитованных органов могут быть свои ограничения — уточняйте у конкретного центра, сколько товаров получится вписать.

Заключение

• Отказное письмо нужно получать на те товары, которые не подлежат декларированию и сертификации.
• Закон не обязывает селлеров получать этот документ, но на практике его отсутствие может создать сложности.
• Получить документ можно в любом аккредитованном центре сертификации.
• Письмо оформляется на фирменном бланке, в нем должен быть перечень товаров с кодами, ссылки на документы, печать, подпись должностного лица.