УПД для Wildberries: что это такое и как его правильно сформировать

УПД — это ключевой бухгалтерский документ при взаимодействии продавца и маркетплейса. Расскажем, какие УПД используются на Wildberries, как и где их оформлять и какие штрафы начисляются за ошибки.

Что такое УПД и зачем он нужен

УПД — универсальный передаточный документ, он заменяет сразу несколько бухгалтерских и налоговых бумаг при передаче товаров или услуг.

Зачем нужен УПД на WB:

• позволяет селлеру и маркетплейсу отслеживать совершенные сделки. Фиксирует, какие товары и на какую сумму проданы;
• подтверждает сделки, в том числе оказание услуг со стороны маркетплейса;
• является основанием для взаиморасчетов и налоговой отчетности.

Входящие УПД — те, которые маркетплейс направляет продавцу. Исходящие УПД селлер направляет маркетплейсу.

Входящие УПД

Wildberries оказывает услуги селлерам: принимает товары на склад, хранит, доставляет в пункты выдачи, проводит утилизацию, продвигает карточки товаров с помощью рекламы. Входящие универсальные передаточные документы фиксируют каждую услугу. Также в УПД отображаются начисленные штрафы.

Входящие УПД формирует маркетплейс.

В каких случаях селлер получает УПД?

Входящие УПД (от Wildberries к продавцу) фиксируют каждую услугу, которую оказывает маркетплейс:

• услуги логистики и хранения;
• комиссию за продажу;
• услуги, связанные с возвратами;
• услуги пунктов выдачи заказов;
• эквайринг;
• реклама.

Также во входящих документах фиксируются штрафы.

Исходящие УПД (от селлера маркетплейсу) формируются в двух случаях:

• если магазин продает товары с маркировкой «Честный знак»;
• если товар продан в зарубежных филиалах ВБ.

Исходящие УПД

Исходящие универсальные передаточные документы нужны в двух случаях:

• если магазин продает товары с маркировкой «Честный знак» (КИЗ);
• если товар продан в зарубежных филиалах ВБ — в Беларуси, Армении, Киргизии, Казахстане.

Расскажем подробнее, как сформировать эти документы.

Создание УПД «ДОП» по КИЗ на Wildberries

КИЗ (контрольный идентификационный знак) — это уникальный код маркировки, который содержит информацию о товаре, его производителе, сроке годности. Он позволяет бороться с подделками и нелегальными товарами.

КИЗ обязателен для некоторых категорий товаров, например, для обуви, духов, постельного белья. Список категорий постоянно расширяется, актуальные данные ищите на официальном сайте национальной системы маркировки «Честный знак». В разделе «Проверка товара на обязательность маркировки» введите код товара, и система сообщит, нужно ли получать КИЗ.

КИЗ выглядит как QR-код.

Если продавец одновременно является производителем, он должен сам сформировать КИЗы через систему «Честный знак». Если селлер перепродает товары, КИЗы ему должен предоставить поставщик.

Как получить КИЗ на свои товары и как с ними работать, подробно рассказано в инструкциях на сайтах «Честный знак» и «WB партнеры».

УПД «ДОП» по КИЗам — это документ со списком кодов. Селлер передает его Wildberries через ЭДО — систему электронного документооборота. Как строится процесс:

1. Отправляя товары на склад ВБ, селлер оформляет в ЛК документы поставки.
2. Wildberries указывает КИЗы в акте приемки. Они размещаются в ЛК продавца в разделе «Поставки». Продавец должен их проверить.

1. После того, как продавец знакомится с актами, маркетплейс автоматически формирует УПД на товары с КИЗ в формате ЕД-7-26/970@. Они появляются в разделе «Документы».
2. Продавец скачивает их и отправляет в Wildberries через ЭДО. На отправку документов дается 2 дня.

Имейте в виду, что Wildberries не принимает УПД из ЭДО Light. Если у вас именно эта система, то для отправки документов настройте роуминг на сайте «Честный знак». Авторизуйтесь, перейдите в раздел «Роуминг» и следуйте инструкциям. В качестве контрагента нужно выбрать ООО «РВБ», в качестве оператора ЭДО — «Диадок».

Для автоматизации работы с КИЗами рекомендуем обратить внимание на программу MarkZnak, она подходит для отправки УПД, генерации КИЗов и печати этикетов, а также для ввода и вывода из оборота кодов маркировки после продажи (актуально для FBS).

Создание УПД о выкупе

При международных продажах Wildberries не просто отправляет товар покупателю, а сначала выкупает его у селлера и потом перепродает. Селлер обязан сформировать документ о том, что он продал товар маркетплейсу, — УПД о выкупе. Сформировать документ нужно в системе ЭДО (Диадок или СБИС).

В ЛК продавца Wildberries зайдите в раздел «Документы», найдите и скачайте уведомление о выкупе. Там указаны уникальный номер, дата, сумма, перечень товаров.

Создайте документ в системе ЭДО, выберите формат СЧФДОП. Заполните все поля, используя информацию из уведомления о выкупе:

• Сумму возьмите из графы «Итого».
• В пункте «Основание передачи» укажите «Уведомление о выкупе № ХХХХХ от ДД.ММ.ГГГГ» (вставьте данные из уведомления)
• Дата — та же, что и в уведомлении.
• Отправитель — сам продавец.
• Грузополучатель — головное подразделение Wildberries (Коледино).
• Покупатель — ООО «РВБ».

Документ создается по каждому артикулу.

Отправьте документ через ЭДО на реквизиты Wildberries.

Штраф за непредоставление УПД

Если продавец не предоставил УПД по КИЗ, ВБ начисляет штраф 1 рубль за каждую единицу товара. Такой же штраф начисляется в случае, если УПД предоставлен с неполным перечнем кодов или предоставлен несвоевременно.

Если продавец не предоставил или предоставил несвоевременно УПД по уведомлению о выкупе, размер штрафа — 20% от стоимости выкупленного товара.

Штраф за неправильный УПД по маркировке может наложить и государство. Он составляет от 1000 до 100 000 рублей, в зависимости от юридического статуса продавца.

Отрицательный УПД

В графе «Вознаграждение» селлер может увидеть отрицательную сумму. Так бывает, если, например, при продаже скидка постоянного клиента (которую компенсирует маркетплейс) оказалась выше, чем комиссия.

Но сумма в УПД не может быть отрицательной, поэтому такой документ не может быть сформирован.

Ошибки при составлении УПД

Wildberries одобряет УПД в течение 3 рабочих дней. Если этого не случилось, значит, документ заполнен неправильно. Типичные ошибки:

• Документ не соответствует стандартам: не соблюдена форма или структура, заполнены не все поля.
• Вместо УПД отправлен другой документ, например, УКД.
• Неправильно указана информация, например, дата, адрес, номер и т.п.
• Есть лишние пробелы или знаки.
• Неправильно указана сумма. Так может произойти из-за ошибок в расчетах или за того, что селлер не учел НДС.

Если вы нашли ошибку, создайте и отправьте через ЭДО новый документ. Правильное оформление избавит от штрафов, задержек выплат и проблем с налоговой.